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监督与制衡——探寻浦东金桥事件的根由

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    ,究其原因,在于集团公司没有实施有效的监督与制衡机制,为了避免类似事件的再次发生,上市公司有必要建立三重防范体系。
  一、事件的由来
  每年的1月正是上海金桥出口加工区开发股份有限公司(浦东金桥,600639.SH)内部审计与制作年报的时间。与过去不同的是,浦东金桥在2003年春节前夕的内部审计与稽核过程中,在银行年度对账的过程中发现了一件引起轰动的事情,子公司上海全桥出口加工区房地产发展有限公司约1500万左右的银行存款不翼而飞。
  2003年1月30日,上海金桥出口加工区房地产发展有限公司(“金桥房地产发展有限公司”)某财务负责人涉嫌挪用公款,遭拘捕。该犯罪嫌疑人从1999年前就开始通过更改会计凭证等方式挪用公司资金,至今数额已达1500万元左右,在遭逮捕前,犯罪嫌疑人已有两月之久没到公司上班,或许正是这引起了公司的怀疑。涉案金额1500万元只是公司的初步估算,目前还不能判断具体的损失金额,浦东金桥及下属于公司金桥房地产发展有限公司对目前情况讳莫如深。
  二、事件的分析
  浦东金桥作为一家上市公司,本来应该在财务制度和内部控制上有着很严密的防范系统,然而就是这样一家老牌的上市公司,竟然在几年时间内被挪用如此大数额的款项而无人注意,令人感到惊讶。现分析事件发生的原因:
  (一)财务上不讲究相互监督与制衡虽然事情出在浦东金桥下属的子公司,但作为集团公司在财务制度上不讲究监督与岗位的相互制衡,是导致事件发生的直接原因。
  首先,财务岗位的设置与安排,讲究的是相互制衡,比如出纳与会计的相互牵制,会计各岗位的相互监督等等。犯罪嫌疑人作为浦东金桥下属子公司的财务负责人,挪用公司资金的问题,本来完全可以通过出纳依据每月或每季的银行存款对账单查明,或者子公司财务人员可以通过编制月报或季报甚至是年报发现问题,从这点上可以看出公司财务岗位的设置与安排失衡。其次,公司财务部门与其他部门间缺乏相互监督机制。作为一家房地产发展有限公司,财务部、工程部、客户部以及材料采购部之间本应相互监督,材料的采购与款项的收回,不单单是财务部的事情,相关部门均有责任。会计凭证也是根据原始凭证填列的,而原始凭证可能来自采购部、工程部,要想通过更改会计凭证来挪用公款是很容易被发现的,因为通过部门之间的核对问题很快就能发现。应收账款的回收、呆账的核对,客户部也应该有相应的记载,要想挪用公款也是极其困难的,然而,很难发生的事偏偏就发生了,而且在四五年的时间内都无人发觉,原本部门之间相互监督就可以发现的问题,到最后还是犯罪嫌疑人自己露出破绽才发现。再次,作为总公司的浦东金桥,对子公司的财务状况没有进行有效的监控,资金管理系统松散零乱,总公司对子公司缺乏应有的监督措施。
  (二)内部审计没有发挥应有的监督作用内部审计作为内部控制的一部分,是保证公司正常运作,监督制度执行的有利武器。一个管理完善的公司,内部审计不可或缺。因为内部审计可以通过调查公司各个部门、各个岗位甚至是单个员工所经办的事项,查错防弊,能够对违法违纪行为起到威慑作用。但是浦东金桥对内部审计工作没有加以重视,内审人员进行审计也只是走过场,缺乏对公司内部重点部门、重点岗位的监督,特别是对现金流的审核,贪污、挪用公款一般都与现金流有着密切的联系。不管集团公司在内部控制上存在着多少问题,作为总公司或子公司的高管人员,应把保证公司资金安全摆在首要位置,子公司内审人员没有尽到应有的责任,作为总公司派出的内部审计人员检查子公司的资金情况,也很容易查出挪用公款的问题,但是二者都没有,说明浦东金桥的内部控制体系薄弱,内部审计没有发挥应有的监督作用。
  (三)内部控制制度缺乏用人考核机制每一个大型集团公司都有对公司高管人员的用人考核机制,一方面可以考评高管人员的业绩另一方面可以对高管人员形成有效的监督,以防私欲膨胀,权力被滥用。考核机制包括重要岗位领导轮岗制、年度测评个人业绩制、离任审计等等。1999年到2003年有四年时间,如果浦东金桥集团公司有效实施考核制度,在如此长的时间内是可以发现该财务负责人问题的。
  (四)外部监督机构方面,浦东金桥聘请的会计师事务所审计不严从1999年开始,不论是哪一家会计师事务所对浦东金桥进行年报审计,都可以就企业银行存款等事项向银行发询证函,认真履行该步骤就可以及时发现企业存在的资金异常情况,及早提醒公司注意。或者,会计师事务所对上市公司年报进行审计时,也要根据重要性原则对公司的应收账款发询证函,以核对公司应收账款存在与否、金额是否准确,而金桥房地产发展有限公司作为上市公司下属的子公司,对其客户发出询证函也是必要的,通过对应收账款的核对,也可以从中发现异常情况。但是会计师事务所在四年当中没有发现问题,没有发挥外部监督作用。
  三、防范措施
  要想防止浦东金桥类似事件的再次发生,笔者建议建立三重防范体系,把监督与制衡贯穿始终。一重是在集团公司内部建立一个完善的财务体系,即建立集团公司资金结算与控制系统,实行全方位的监控。资金结算与控制系统包括财务岗位的设置与安排,公司内部财务部门对经营活动的监控和其他部门对财务部门的监督,以达到同级间的监督,还包括集团公司通过构筑资金结算与控制系统实现上下间的监控,最终实现全方位的监控,形成事前、事中不间断的监督;二重是健全内部控制体系,其中特别是内部审计体系的健全。集团总公司要成立专门的审计部,它隶属总公司董事会下设的审计委员会,有权随时检查下属各子公司、分公司的重要业务、重点岗位、重要人员的情况,下属公司无权干涉;并且各下属公司也要有自己的内审人员,负责定期检查公司情况,上报总公司审计部,实现集团公司内部事后监督;三重是通过注册会计师对公司会计报表的审计,从集团公司外部实现事后监督。

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