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浅谈如何加强高校科研项目经费的财务管理

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  文章针对目前高校科研经费中存在的问题,提出了加强高校科研财务管理的有效措施,使高校合理有效地使用科研项目经费,促进高校科研工作的健康发展。

  关键词:高校;科研项目经费;财务管理

  近年来,随着我国高等事业的蓬勃发展,各高等院校所承担的科研项目和筹措的科研项目经费均呈现出大幅增长的趋势,截止2008年底,中国各高校从事科研活动人数达39.2万人,筹措科研经费654.5亿元。据统计,自国家设立科学技术奖以来,截至2009年,高校共获得国家自然科学奖489项,占授奖总数的52.3%,获国家技术发明奖1191项,占授奖总数的37.0%,获国家科技进步奖3044项,占授奖总数的30.9%。“大丰收”的背后,反映了近几年高校科研工作发展迅猛的状况。

  但在实际工作中,我们还经常可见媒体的曝光:由于资金紧缺,部分高校科研经费被用于基础建设、征地、改善教学科研条件和支付贷款利息上。或者,众多科研经费被一些利益关系人当做一种潜在资源进行运作,学术就成了“交际学术”、“江湖学术”,崇高和严肃的学术研究变成了权钱交易、利益交换等等。因此,如何管好、用好这部分资金,保证高校科研工作的顺利进行,使其产生更好的社会、经济效益,已成为高校广大财务工作者所要研究的新课题。

  一、高校科研经费财务管理的现状分析

  (一)经费来源渠道复杂

  高校科研项目经费来源广泛,有财政拨款的,学校自筹的、社会捐赠的、为其他业务单位承担的、上级单位拨给的还有商业运作开发的。对于来源不同,对其经费管理也不同,如在预算中,来自财政拨款的,一般纳入部门预算,作为项目经费管理,对其支出管理也比较严格,有些还纳入了国库集中支付管理,在时往往也是检查得重点;而来自上级单位的,一般作为上级补助收入,其支出往往受上级单位意向而定,但是来自其他单位的,往往都没有纳入部门预算,作为往来款管理,这样,对支出管理往往较为松懈,而且对方单位也无权查看账面,造成有些支出不可避免地出现混乱的局面。对于商业开发的,则注重科研转化。

  (二)项目管理与财务管理脱节

  目前,多数高校由科研管理部门负责科研项目管理及费用控制,并定期与财务部门的相关账务进行核对。由此,观上存在了“管项目的不管钱”、“管钱的不管项目”、“管审计的不管预算也不管项目”、“管预算的不管开支”,“管决算的不管预算”等现象。加之部门间缺少必要的沟通,管理上没能协调统一,形成了科研项目管理和科研经费管理脱节,便极易造成项目管理与经费管理严重脱节的现象,进而不能通过经费管理来控制项目进程,出现科研经费已经用完而科研项目却未结题,或者科研项目已结题,结余经费却长期挂账等情况 。

  (三) 科研经费流失现象严重

  1 转拨、挤占科研经费

  有些科研人员为躲避学校对资金的审核和管理,把项目经费他向转移,致使科研经费未尽其用,给国家造成资金损失。部分高校科研经费被用于基础建设、征地、改善教学科研条件和支付贷款利息上。有些高校考虑自身利益,以各种名义截留、挤占科研专项经费,弥补行政经费不足,如支付会议费、差旅费、福利补贴、购买办公设备等,致使本就紧张的科研经费捉襟见肘。

  2 浪费严重

  大部分人认为横向科研经费是凭个人的能力争取来的,跟学校无关,于是到商场买衣服、家用电器,开具的却是购买复印纸、办公用品的发票,致使科研经费支出失去了真实性。还有大部分科研经费开支用于报销汽油费、出租车费、餐费、打印费等,真正用于科研开发的业务费用比例较低,报销票据存在“失真”和“偷梁换柱”的现象。

  此外,由于目前科研经费总体上仍趋紧张,课题经费申请竞争非常激烈,为了承揽科研项目,申请科研经费,被某些高校和专家教授当做一种潜在资源进行运作,学术就成了“交际学术”、“江湖学术”,崇高和严肃的学术研究变成了权钱交易、利益交换,造成了巨大浪费。

  3 结题不结账

  按照《 关于国家科研计划实施课题制管理的规定》 及高等学校财务制度的规定,已完成并通过验收的科研项目,对课题的结余经费应进行结算审核。 2007年,某高校对本单位科研项目进行清查,清出结题项目305个,结存资金1100多万元,平均资金闲置率36.3%,而且发现结题项目时间跨度较大,有些可追溯到上个世纪80年代。这种“结题不结账”,造成了大量科研经费闲置沉淀,使得课题中的许多固定资产未能得到及时清理,同时也给财务核算和项目管理带来了一定难度。此外,高校对于结余经费处理也没有明确规定,管理松懈。有些课题已结,但部分高校人员为了想尽办法用完结余资金,就把课题结余资金用于个人费、通讯费、家庭日常开销等。

  (四) 内部管理和监督机制不完善

  一方面高校内控制度不健全、管理监督机制不完善,使科研经费没有形成有效的管理制度;另一方面高校学校科研管理部门所制定的科研经费内部管理制度,往往只重视科研项目的规模、科研成果以及科研收入,忽视科研经费使用管理和绩效评价制度的建立。而财务部门却“重决算,轻预算”,审计部门缺乏全程跟踪监督,造成管理上的混乱。而且许多高校对科研项 目的立项、经费拨入、使用、结算、成果转化等流程中经费使用的合理性、经济性、效率性等,均没有完善的制度做控制,造成科研经费监督机制不完善,管理职能缺失。

  (五) 科研经费成本核算不准确

  科研人员经费及间接费用核算不合理,是科研经费成本核算不准确的主要原因。较长时间以来,高校兼有教学单位、科研部门两项社会角色,产权不明晰,责任不明确,参与课题研究的人员在身份上属于事业单位编制,在待遇上又执行国家统一的工资和福利标准,并以事业费的方式单独划拨。再者,学校的主要经费来源都是政府拨款,所以高校大都采用“统一核算”的财务核算方式核算科研经费和教学经费,科研项目在使用各项设施时,仅象征性付一点管理费甚至完全不负管理费,这便不能准确反映出科研项目真正的间接费用。而国家明确规定高校科研经费开支范围只包括设备材料费、测试化验加工费、差旅费、会议费、国际合作与费等,而人员工资、奖金、津补贴和福利支出等是被禁止的。以上高校的做法明显与其所承担的课题任务相脱离,从而造成科研经费成本核算不准确。

  二、完善高校科研经费财务管理的措施

  (一)建立经费管理制度

  按照科研经费的特点,根据学校实际情况,制定一套科研经费财务管理办法和制度,以加强对项日管理费、人员经费、业务费等支出的管理,建立研究生助研津贴制度,加强科研经费转拨管理,规范固定资产和无形资产管理,加强科研项目结余费管理。严格财务报销制度,严格管理项日经费的事前、事中和事后复核制度。理顺项目渠道,细化财务科目。进一步明确科研经费的开支范围、开支标准和经费审批权限,建立审批制度,减少科研人员报账的盲目性、随意性。

  在管理横向科研经费时,高校科研形成的无形资产应纳入学校财务管理体制,注重对无形资产的评估与核算。为了防止任何个人、课题组利用学校的设备、资金和技术等条件私自收取横向收入,防止同有资产流失,经财务部必须审核确认结题时所有与财务收支相关的数字后,才能出具报告。

  要保证科研经费能够“好钢用到刀刃上”,更重要的是要有行之有效的法律法规。建国以来,我国曾颁布过《科技三项费用使用办法》,对科研经费的管理起到了积极作用,但由于缺乏具体的执行法规,对科研经费的管理很难起到强制执行的规范性和严肃性。如果科研经费在立项、使用和管理上有了相应的法律法规,我们就可以对科研经费申请和使用中的种种不正之风进行打击,不仅能起到防范和警示作用,以儆效尤,还有利于从源头上防范科技腐败事件的发生,提高科研经费的利用率,促进科研人员专心科研,多出成果。

  (二)细化财务科目

  例如,可以把国家自然科学基金列为财务一级科目,再把重点项目、国家杰出青年科学基金、重大项目等列为二级财务科目,把业务费、材料费、设备费、协作费、修缮费、国际合作交流费、人员费、管理费等下设为三级财务科目,按照预算设立科目,分配经费,以预算合理地控制开支范围,必要时再予以调整;另外,把国家自然科学基金面上项目、主任基金项目等也列为二级科目,下设研究性经费、国际合作费和人员费为三级科目,也按预算经费进行计算和分配,相对前一类灵活性要高一些。

  (三)建立科研经费使用绩效考核制度

  从科研项目的技术水平、科技含量、经费数额、经济效益和社会影响力等方面,根据是否给高校带来人力资源的积累、是否提高了学校的知名度、是否增加了学校科技创新和产业创新元素、是否提高了学校可持续发展能力等进行考核,在政策上加大对在科研工作中做出突出贡献的科研人员的奖励力度,为他们提供优良的内外部环境。在兼顾学校、二级学院、科研人员三者之间利益关系的关系下,充分调动科研人员的积极性,建立科研基金,为科研成果的转化提供资金支持,促进有实用价值而无资金支持的项目进一步实验、开发研究、市场推广等,努力实现向产业化转化,这些项目的收益按一定比例返还基金,以形成良性循环,促进科技成果和科技创新。

  ( 四)加强财务与科研管理部门之间的协调与沟通

  科研项目经费管理是高校财务管理的一个重要方面,也是科研管理的一个重要环节。因此,从科研立项、资金到位开始,财务部门都要与学校科研管理部门密切配合,才能使科研项目经费的使用发挥出更大的效能。财务部门应定期联同国有资产管理部门和科研管理部门对科研购置设备进行资产清查,避免国有资产的流失。为了提高科研项目经费使用的合理性、合法性、效益性、保证科研项目顺利的实施,还要加强对高校科研项目经费的事前、事中、事后的跟踪绩效审计。财务人员要了解科研工作的相关业务政策,与科研管理部门一道参与科研项目管理的全过程, 承担起科研项目的前期投入与效益预测、 中期管理、 结余经费的清理等工作。

  (五)完善信息平台

  为了项目负责人能随时可以查看到项目实际开支情况、各科目经费余额,剩余可使用经费等等,从而主动根据项目进展调控开支内容;为了审计管理部门能调阅项目开支明细,查阅开支是否合理,是否符合预算,决算数据是否准确,开支归类是否正确等等;为了项目计划管理部门能结合项目进展和经费开支情况对项目进行督促,对不合理预算适时提醒项目负责人申请预算调整,掌握临近结题项目的经费结余情况,引导合理开支,因此,财务人员要利用现有高校财务管理软件并与信息技术人员合作,开发具有本单位科研项目经费财务管理的特点与需求的科研项目经费财务管理信息平台。

  综上所述,要改变科研经费财务管理混乱的现状,高校财务部门必须更新观念,面对不断发展变化的新形势,要用专业知识和现代管理方法,发现、分析、解决问题,不断探索科研项目经费管理的新办法和新途径,以提高科研管理工作水平和效率,使科研工作能真正有所成果。

  参考文献:

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  [5]如何防止80%科研经费被“玩儿完”[Z]. 新华网,2010-01-16.

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