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一体化财务报销的三大注意

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  中,费用报销与控制是企业“节流”的关键点,是成本控制的重要内容,也是企业良好内控机制建设中不可或缺的部分。优化企业费用报销流程,将给企业的成本摊销、费用管理、预算控制带来诸多好处。

  建立信息化报销体系的主要目标是完善以全面预算管理为重要内容的内部控制体系,即在全面预算的指导下,通过信息化技术手段实现环节监督,保障报销流程通畅流转,实现报销处理过程的追踪;实现对报销事项、人员及单据的跟踪回溯,解决报销中票据集中、信息分散的难题;促进财务规定的具体落实。同时通过数量分析,建立预算反馈体系,为管理决策、量化管理、逐步完善基层财务考核评价体系提供依据。

  笔者认为,在信息化环境下,对报销流程的优化主要从预算执行和落实来入手,通过对流程的优化,进一步推进预算管理的落实。因而,信息化支持下的报销体系建设和改进,主要关注以下3个方面。

  一是预算贯彻执行。主要通过信息化支持,实现全程实时费用动态监管,掌握费用支出流向;促进财务与业务数据的有效结合,加强部门之间信息沟通,控制费用支出的合理 性,严格执行预算情况控制,达到管理协调统一;提供动态的预算执行控制和预警机制,各级管理层可以随时监督支出执行情况。

  二是流程优化。流程优化主要通过建立信息化网络应用的方式,实现在线报销审批。电子审批的好处在于可以对报销实现实时监控,对重大、超标报销行为增加审批环节等,增加日常报销行为控制,通过流程的流转,自动接受各级部门的监督审核,确保整个流程的公正和严谨,从而提高财务报销过程透明度,加大成本控制力度。

  三是及时的信息分析。既然建立信息化下支持的报销体系,即要求能够提供实时的数据分析能力,能够为基层报销考核和管理提供准确数据分析和支持。

  从成本控制上看,实现财务报销管理信息化将进一步降低财务成本,如审批成本、付款成本、信息重复成本、报告成本等。

  从管理的效率上看,报销管理的信息化将提升财务部门的标准化作业水平,降低手工化财务工作的出错率,使得财务人员从重复繁琐的财务工作中解放出来,把工作重心转移到预算制定、成本控制及费用分析上。

  从企业内控质量上看,通过实现财务预算管理和费用报销操作自动化、审批过程系统化、费用分析实时化,将提升企业内控的效率和质量。

  因此,建立信息化财务报销体系,有利于对企业财务管理水平的提升。在决策、执行、监督、反馈等各个环节上通过流程实现相互监督的机制,帮助企业实现集权有道、分权有序、授权有章、用权有度的企业内控体制,同时也强化了与部门及基层单位之间的协作。

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