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出纳基础工作(八):出纳错账篇

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     账时,会出现日记账的期末余额与期初余额加本期收入总数减本期支出总数的合计数不符,或者日记账期末余额与总账期末余额不符合的情况。一旦发生这种情况,出纳员应采用正确的方法迅速查明原因,按规定方法予以更正。

  一、错账原因

  导致出纳错账的原因是多种多样的,概括起来主要包括如下几种:

  (1)记账方向错误。在记账时,在账簿中借方与贷方的记载颠倒,把借方记成贷方或把贷方记成借方。如果把应记的红字的数字误记为蓝字;或把应记的蓝字数字误记为红字,这也属于记账方向错误。

  (2)漏记。在记账时将某一凭证的金额的数字遗漏未记入账簿。

  (3)重记。将已经登记入账的金额数字,又重复记入账簿。

  (4)记错科目。在记账时“张冠李戴”,如将现金记入银行存款科目。

  (5)数字位数移位。在记账时将数字位数移动,即以大写小(少写1个或几个0)或以小写大(多写1个或几个0)。例如将100写成10,或将10写成100,等。

  (6)数字位数颠倒。在记账时,将某一数字中相邻的两位颠倒登记入账。如将12写成21,123写成132等。

  (7)结账时计算错误。结账时发现数字打错,余额记错;从而导致不符。

  (8)其他不规则错误。

  二、错账查找技巧

  1、顺查法

  即按照原来账务处理的顺序从头到尾进行普遍查找的方法。主要用于期末对账簿进行的全面核对和不规则的错误查找。对于查过的账目要在数字旁边打“√”或其他记号,以免重复查找。

  2、逆查法

  即与原来账务处理的顺序相反,从尾到头地普遍检查的力法。如果出纳员认为错误可能出在当天最后几笔业务或者当月最后几天的业务上,那么,按照这样倒过来的顺序查找,有时可以事半功倍。

  3、抽查法

 

  是指抽取账簿记录当中的某些部分进行局部检查的方法。当发现账簿记录有差错,出纳员可根据差错的具体情况从账簿中抽查部分内容,而不必核对全部内容。例如,差错数字只在角位、分位,或者只是整数百位、千位,就可以缩小查找范围,专门查看角位、分位或者百位、千位的数字,其它的数字不必一一检查。

  4、偶合法

  除此之外,在出纳错账的查找中,经常使用偶合法。所谓偶合法,即根据账簿记录差错中最常见的规律,根据差错的情况来推测差错原因进而查找差错的一种查找方法。主要用来查找带有规律性原因造成的差错。 如出纳员推测可能是漏记、重记的差错,可用“差数法”,即根据核对不相符的差额进行查找。如日记账余额比总账余额少300元,出纳员推断可能是漏计了一笔300元的凭证,则可以查找金额为300元的凭证。如多300元,出纳员推测属于重记,则同样可查找是否将金额为300元的凭证重复登记。 如出纳员推测可能是记反方向,则账簿中反映的错误差额必定是偶数,可用“二除法”即用不相符的差数除以2,如被除尽,然后根据商数从账簿记录中去查找差错。如果发现现金少记了164元,出纳员推测可能是记反方向,则将164除以2得出82,从账簿记录中去找金额为82的账目进行核对即可。 如果出纳员推测可能是数字位置颠倒或数字位数移位造成的差错,可用“九除法”,即用不相符的差数除以9,如被除尽,然后根据商数,检查是否有相同数字移位,如无相同数则考虑为相邻两个数字颠倒。

  (1)数字移位的查找方法。 数字移位是指记账时以小写大或者以大写小造成的错误,如将40元误记为400元,错位的差异数为360,使其原数扩大了9倍,将差数除9为40就是移位数。或将600元错记为60元,差数为540元,差数为540,除9得60就是移位数。计算出移位数后,就要分析:如果是账上多记,则要在凭证上查是否与移位数相同的数,并看其是否记错;如果是账上少记,则要在账上查是否有与错位数相同的数,并看其是否记错。 如推测可能是移动两位数字造成的差错,比如将10写成了l000或者将1000写成10,可用“九九除法”,即以不相符的差数除以99,如能除尽,然后根据商数去查找。

  (2)数字颠倒的查找方法。 记账时往往会将某一组数字的几个数字颠倒,如将12345误记为12354,差额为9,或将12345误记为12435,差额为90.数字错误的特征是:①差数是9的倍数;②差额数码相加之和是9;⑧被颠倒的两个数码之差,是差额除以9所得的商。如果发现上述情况,说明数字可能颠倒。再根据差额数字分析数字颠倒的可能性,有目的地对某些数字进行重点查对。两位数字颠倒只有45种情况。 如果差额数是10倍,即90,则数字颠倒错误发生在百位和十位之间,只要在数字的百位和十位之间检查有无颠倒即可,并以上类推。

  

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