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出纳基础工作(七):结账与对账篇

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  为了总括一定时期内(如年度、季度、月度)的全部经济业务和相应的财产收支情况,定期进行的汇总、整理、总结工作就是结账。每个单位都必须按照有关规定定期做好结账工作。 即要做好以下工作:

  (1)要明确结算期内发生的各项经济业务要全部入账,不能提前也不得延时结账。

  (2)对企业已实现而尚未获得的利润、应计提的折旧、应摊销和预提费用、应交税金等,应按权责发生制原则进行计算,编制会计记账凭证,记入有关账簿。

  (3)对于各种费用、收益账户的余额要在有关账户间进行结转。例如,“制造费用”账户的期末余额,要按一定的比例分配后,转入“生产成本”账户;将“产品销售收入”、“产品销售成本”、“产品销售费用”、“产品销售税金”、“管理费用”、“投资收益”、“财务费用”等有关账户的期末余额,转入“本年利润”账户。

  (4)对于现金日记账、银行存款日记账、总账以及各明细账户,结出本期发生额和期末余额。 结账的方法有以下几种:

  1.日结账

  每日业务终了,出纳员逐笔、序时地登记完现金日记账和银行存款日记账后,应结出本日结余额,现金日记账应与当日库存现金核对。 在分清“收入日记账”和“支出日记账”的情况下,出纳员在每日终了按规定登记入账后,结出当日收入合计数和当日支出合计数,然后将支出日记账中当日支出合计数转记入收入日记账中的当日支出合计栏内,在此基础上再结出当日账面余额。

  2.月结账

  月结账是以一个月为结账周期,每个月末对本月内的经济业务情况进行总结。在每个月底,要采用划线结账的方法进行结账,即在各账户的最后一笔账的下一行结出“本期发生额”和“期末余额”,在“摘要”栏内注明“本月合计”字样。月末如无余额,应在“借或贷”一栏中注明“平”,并在“余额”栏中记“0”后,划上一条红线。对需逐月结算本年累计发生额的账户,应逐月计算自年初至本月份止的累计发生额,并登记在月结的下一行。在“摘要”栏内注明“本月止累计”字样。

  3.季结账

  办理季结,应在各账户本季度最后一个月的月结下面划一通栏红线,表示本季结束;当然,在红线下结算出本季发生额和季末余额,并在摘要栏内注明“本季合计”字样,最后,再在摘要栏下面划一通栏红线,表示完成季结工作。

  4.年结账

  年结账是以一年为周期,对本年度内各经济业务情况及结果进行总结。在年末,将全年的发生额累计,登记在12月份的合计数的下一行,在“摘要”栏内注明“本年合计”字样,并在下面划双红线。对于有余额账户,应把余额结算下一年,在年结数的下一行的“摘要”栏内注明“结转下年”字样。在下一年的新账页的第一行的“摘要”栏内注明“上年结转”字样,并把上年末余额数填写在“余额”栏内。

  二、对账

  1.什么是对账

  对账是为了保证账簿记账和会计报表的数字真实可靠,每月将各账簿的账户记录进行核对,以保证账账相符、账证相符、账表相符。我们通常所称的对账包括账证核对、账账核对和账实核对三种方法。

  2.账证核对

  账证核对是指核对出纳账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致,记账方向是否相符。这种核对主要是在日常的记账和编制凭证时进行的。月终,如果发现账账不符,就回过头来对账簿记录与会计凭证进行核对,以保证账证相符。会计凭证是登记账簿的依据,账证核对主要检查登账中的错误。核对时,将凭证和账簿的记录内容、数量、金额和会计科目等相互对比,保证二者相符。

  3.账账核对

  账账核对是指各种账簿之间有关数字的核对,以保证账账相符,具体核对内容主要包括:

  (1)总分类账中各账户本期借方发生额合计数与贷方发生额合计数应核对相符;借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数核对相符。

  (2)总分类账中有关账户发生额和余额与其所属各明细分类账户的发生额之和及余额之和应分别核对相符。

  (3)现金日记账和银行存款日记账的发生额和余额与总分类账中各该账户的发生额和余额核对相符。

  (4)会计部门各种财产物资明细分类账的发生额和余额与财产物资保管部门和使用部门的有关财产物资保管账目的发生额和余额核对相符。

  4.账实核对

  账实核对是指各种财产物资的账面余额与实存数进行核对,以保证账实相符,具体核对内容包括:

  (1)现金日记账的金额与现金实际库存数逐日核对相符;

  (2)银行存款日记账的余额应定期与开户银行对账单核对相符;

 

  (3)各种财产物资明细分类账的结存数量定期与实存数量核对相符;

  (4)各种债权债务明细分类账的余额应经常或定期与有关的债务人和债权人核对相符。账实核对一般是通过实地盘点的方法来进行的。

   5.账表核对

  账表核对,是指将每一会计期间的出纳报告表(出纳报告单、银行存款余额调节表等)中的数字,同据以编制出纳报告表的账簿中的有关数字进行核对,要求账表相符。

  6.往来账款核对

  指本单位与其他单位之间各种往来款项的账簿记录的核对。如银行存款日记账的结余额与开户银行账簿记录的相互核对;应收、应付明细账的结存余额与有关债务、债权单位账簿记录的相互核对。通过核对要使往来账簿记录相符。

  

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