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胜算——“十六字方针”解决老板八大财务难题(十一)

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  一、企业账内不规范的表现4.1 账务缺失让王老板三起三落王老板的公司销售日用塑料制品,主要向三十多个大商场供货。塑料制品的特点是品种多、规格多、颜色多,要基本满足商场对塑料制品的要求,大概要储备一千多个品种。

  王老板做这行生意好几年了,由于是学数学的,脑子很好使,在业务规模做到两三百万的时候问题不是很明显,他可以依靠记忆把这些项目都记下来。但是当营业额超过300万以后,就全乱套了,库存有多少货物,商场有多少货物,哪家商场拖欠了货款,王老板完全记不清楚了。

  最后,业务一片混乱,产品滞压严重,公司的销售很快会落下来。如此反复三次,每当业务规模发展到300万左右的时候,这家公司就陷入了业务迅速下降的怪圈。

  第40节:账内规范(1)

  王老板创业失败的主要原因就是财务管理一直不到位,相信自己的脑袋而不相信财务,财务上的不规范影响了企业的发展壮大。由于长期以来中经营轻财务,账目不健全、财务管理不到位,王老板对于自己的产品哪种畅销、哪种滞销不能及时地统计出来。因为商场是事后结账,他不知道哪个品种卖得快,等过了一两个月,商场把信息反馈过来以后,进货已经来不及了。

  当王老板向我们求助时,我在了解了他的情况后,建议他加强财务管理,通过财务手段控制整个企业管理过程:

  第一,彻底清理库存,引入财务管理软件,对库存的商品用财务软件进行核算,把一千多种商品的库存状况输入电脑,利用现代技术进行库存管理。

  第二,加强财务核算,先把基础工作做好,同时根据企业特点专门设立一个应收账款会计。因为其业务涉及30多家大商场,要和他们分别结账,是一件比较麻烦的事。

  以前王老板总是亲自去商场结账,由于事务繁忙,结账的事情就越来越乱,到最后他甚至记不清各商场到底欠他多少钱了。设立了应收账款会计之后,专人负责,财务核算就到位了。

  采取了这些措施以后,该企业整体的财务管理、核算就比较规范了。现在企业的状况是,只要有出货,很快就会得到反馈,到底哪些品种赚钱,哪些品种不赚钱,哪个品种库里还有多少存货等等,一清二楚。王老板彻底走出了营业额超不过300万的怪圈。

  上面举了企业账目不规范的例子,说明账目不规范给企业管理带来了一系列的麻烦,下面我们把企业账目不规范的现象做一个简单概括。

  第一,业务与核算脱节

  前面讲的“三角债”的案例说过,企业实际收入是1700多万,但是账上能确认的收入和支出只有470万。核算是核算,业务是业务,这可能导致业务的发展超前或滞后于核算,业务与核算严重脱节。

  第二,账目不健全

  有些一般纳税人,尤其是小型的商贸企业,不重视库存商品明细账的建立,但税务部门在稽查的时候,不光是查总账和其附带的报表,肯定还会查明细账,因为这个环节最能发现问题。就一般纳税人而言,账目不健全会引起税务机关重点观注的。

  账、表、凭证不相符。会计基本原则要求账账相符、账实相符、账表相符,但是很多企业账、表、凭证都不相符,凭证上面是一个数,表是一个数,账是另一个数。

  核算的原则前后不一致。即使在做到了账表相符的企业中,有很多在核算原则上前后不一致。有些企业用毛利率法进行核算,比如说一开始毛利率是15%,可是核算完了,到季度申报的时候,企业发现账上有利润了,又觉得15%太高了,于是把毛利率降低,比如降到10%。毛利率降到了10%之后,成本从原来占价格的85%上升到90%,利润就降低了,应交的所得税就减少了。这违反了会计核算原则中的一贯性原则,也会导致账目不规范。税务部门来查企业所得税的时候,如果发现毛利率从年初的15%降到了第一季度的10%,就会要求企业立即进行调整。从税务部门来看,如果企业改变了核算方式,就意味着成本、利润和所得税的改变,所以说在核算原则上,不能前后不一致,这是财务人员在核算当中应该注意的。

  第41节:账内规范(2)

  第三,原始凭证签字不规范问题原始凭证需要会计、老板、经手人签字,但是很多企业的账只有会计签字,老板根本不签字,经手人也不签字。有时候现金支出出纳也不签字,或者出纳签完字以后,上面没有盖“现金付讫”的印章。企业收到款项时,也没有盖上“现金收讫”的章。

  像这样的签字缺乏不仅是签字问题,更是一个财务制度欠缺的问题。这些企业没有一套完整的财务支出、现金管理制度,老板打个电话现金就出去了,没有签字过程。

  但是一旦出了问题,就一定会追究财务人员的责任,账目不规范当中,不签字是个现象,背后的本质是财务制度不健全。

  第四,票据不规范

  这方面的例子有白条、收据入账,还有自制凭证的缺乏。白条、收据入账的现象在餐饮业里面比较普遍。餐饮业在原料采购的时候,通常是没有开发票的,所以只好用收据或白条入账。

  在核算当中,有的时候需要进行折旧,很多企业在进行折旧和摊销的时候没有自制凭证,比如买一辆车,其价值按照十年摊销,后面必须有自制凭证,标明车的原价是多少,残值率是多少,折旧年限是多久,要在这张单子上非常清楚地列出。

  第五,账内避税

  有些老板只习惯于账内避税,但是通过账内来避税是很容易被发现的,甚至从账上就看得出来。如后面案例4.3中的李老板,税务部门从他账内算出65万所得税没有交,最后连滞纳金带罚款交了170多万。可见,账内避税的后果有时是很严重的。

  第六,两套账并行,内部一套账外部一套账

  很多企业由于避税等原因做两套账,给企业带来了隐患。针对两套账的问题,后面有专门论述,在这里不做过多的阐述。

  二、做账的铁律——账目必须规范

  (一)账被税法和会计法等严格控制

  在前面“账外运筹”部分我们曾经讲到过,账是税收的载体,账内是受税法严格控制的范围。

  从会计法等一系列法律法规的角度来看,对企业账目有严格科学的界定,任何人想从账内解决财务难题的话,等于钻法律的空子,很难行得通。

  从国家对企业的具体管理来看,企业每个月必须向税务部门报税,每年必须到工商部门年检,企业必须要面对工商部门、税务部门的检查,“丑媳妇总要见公婆”,账目不规范过不了关。

  因此,如果我们的账目不规范的话就是掩耳盗铃、自欺欺人。

  (二)没有查不出来的账

  很多老板在账目规范的问题上往往心存侥幸,总认为自己的账目不规范没什么,即使税务局查账也不一定就能一下子查出来。

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