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会计初学者必备知识四:会计电算化基本要求

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  、岗位设置,以及实现会计电算化的有关规定。

  1.《会计法》对会计电算化的基本要求是什么?

  《中华人民共和国会计法》规定:“使用电子计算机进行会计核算的,其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料,也必须符合国家统一的会计制度的规定。”这是对实行会计电算化的单位关于会计软件及其相关的会计资料的基本要求。

  会计科目和账户的设置、凭证的填制与审核、账簿的登记与更正,以及报表的编制等必须符合国家统一的会计制度的规定。

  2.实现会计电算化的单位应设置哪些岗位?

  会计电算化后,由于会计业务处理方式的改变,引起了会计岗位的重新设置。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等,与手工会计的各会计岗位相对应。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机,以及会计软件系统的工作岗位。电算化会计岗位可设立如下:

  (1)电算主管:负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。

  (2)软件操作:负责输人记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。

  (3)审核记账:负责对输人计算机的记账凭证和原始凭证等数据进行审核。

  (4)系统维护:负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据。

  (5)电算审查:负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。

  (6)数据分析:负责对计算机内的会计数据进行分析。

  (7)会计档案资料保管员:负责存档数据盘、程序软盘,输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作,做好软盘、数据及资料的安全保密工作。

  基本会计岗位和电算化会计岗位,可在保证会计数据安全的前提下交叉设置,保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计算化系统的单位,可根据本单位的工作情况,设立一些必要的电算化岗位,许多岗位可以由一个人担任。

  3.实现会计电算化的单位如何选择计算机运行环境?

  计算机运行环境包括硬件环境、软件环境及工作方式。硬件环境指计算机的硬件设备;软件环境指系统软件和应用软件;工作方式是指计算机工作的方式,主要有单用户方式、多用户方式和网络方式。

  计算机运行环境的选择应根据单位的规模、会计业务的多少及会计工作的分工等方面综合考虑。一般情况下,如果单位规模较小、业务量较少并且会计人员较少的单位,多采用单用户方式(即一台或几台微机单独工作的方式);如果单位规模较大、业务量较多并且会计人员分工较细的单位,多采用多用户方式(即一台主机连接多个终端)或网络方式(即使用一台服务器连接若干台微机)。

  不同的工作方式决定了硬件设备的选择和软件的选择。单用户方式:普通微机,运行的操作系统一般为WIN95、WIN98、WIN2000等。多用户方式:小型机,运行的操作系统一般为UNIX等。网络方式,一台服务器和若干台普通微机,运行的操作系统分别为WIN Server和Workstation等。但具体参数或配置要求应参考所选择的会计软件。

  4.实现会计电算化的单位如何选择舍计软件?

  实现会计电算化的单位既可以选择商品化的软件,也可自行开发或委托外单位开发会计软件,无论采用哪种方式,所选择的会计软件必须符合财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求,同时要符合本单位的实际工作需要。

  选用商品化会计软件是企事业单位实现会计电算化的一条主要途径。由于商品化会计软件比较多,分别适用于不同的行业和运行环境,其功能和性能也各具特色,在选择商品化会计软件时应进行全面的考察,主要包括以下几个方面:

  (l)满足会计制度的要求。会计软件一般按行业分为不同的版本,如工业版、商品流通版、行政事业版等,应选择适合本行业特点的会计软件。同时,应充分考虑软件是否满足会计制度的要求。

  (2)满足会计核算与会计管理的需要。企事业单位的规模、管理模式和业务处理的程序不同,对会计软件的要求也不相同。会计软件所提供的功能必须满足本单位具体会计业务和管理的需要,特别是一些特殊的业务要求,例如,外币核算、自动汇兑损益、部门管理、项目管理、预算管理等。

  (3)满足会计业务变化和发展的需要。单位经济业务的发展可能引起会计业务的变化,例如,业务量的增加、业务处理流程的调整等。会计软件应当能够根据经济业务的变化进行灵活的设置和扩充,适应经济发展的需要。

  (4)会计软件的易用性、稳定性和安全、可靠性。会计软件的易用性是指软件是否操作方便,界面是否友好,是否符合会计人员的习惯等,直接影响会计软件的使用。会计软件的安全、可靠性是指会计软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力,以及会计软件防错、查错和纠错的能力。稳定性也是评价会计软件的一项重要指标,指软件运行过程中是否意外中断等。

  (5)会计软件需要的计算机硬件和软件环境。包括计算机硬件、网络体系结构以及操作系统和数据库等,不同的软件有不同的要求,应在保证软件要求的基础上充分利用现有的条件,减少投资。

  (6)会计软件售后服务。会计软件售后服务对用户来说至关重要,会计信息系统是一个连续运行的系统,不能间断,一旦系统中断正常运行,会给用户带来重大的损失。因此,应认真考察会计软件售后服务情况,包括技术力量、反应时间等。

  5.会计软件投入使用前,应做好哪些准备工作?

  在会计软件开始投人使用前,主要做好以下几个方面的准备工作:

  (1)建立会计科目体系并确定编码。

  (2)规范各类凭证、账簿、报表的格式和内容,使其更符合会计电算化的工作特点,满足会计软件处理的需要。

  (3)规范有关会计核算方法和各种凭证、账簿、报表的生成、传递和处理程序。

  (4)重新核对账目,整理手工会计数据等。

  相关准备工作做好后,即可进行会计软件的初始化。会计软件的初始化是确定会计软件的核算方法与输人基础数据的过程,即在会计软件应用前,应根据本单位的业务性质、规模以及管理要求等因素,选择核算方法,输人基础数据。例如,账务处理系统初始化工作的主要内容包括:系统总体参数设置,如核算单位、启用日期、编码规则等,设置凭证类别、会计科目,输入期初余额,定义自动转账分录等;工资核算系统设置部门编码、职工类型,以及工资项目、运算关系定义等;会计报表中的报表注册,设置技表格式,设置计算公式和审核公开;成本核算中的设置产品目录代码,输入期初在产品成本,输入定额资料等。

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