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电算化会计文档信息特点

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  方法已经显现出一定的不适应性。为此,我们必须认真了解和掌握电算化条件下会计文档信息及其管理的新特点,及时对会计档案的管理理论和方法进行补充和完善,才能使其发挥对会计文档管理实践的指导作用。那么,电算化会计文档信息系统与传统的手工会计系统相比,具有哪些呢?

  第一,电算化会计文档信息系统中会计信息存储数字化。

  在电算化系统下,会计文档信息以电磁数字信号的形式存储在光磁介质中,不能直接识读,并且很容易被篡改或删除而不会留下任何痕迹;此外,电磁介质易受损,所以会计文档信息也面临着丢失或毁坏的威胁。

  第二,电算化会计文档信息系统缺乏交易处理痕迹。

  由于以往手工会计系统中严格的凭证制度,在电算化会计系统中逐渐减少甚至消失,凭证所起到的较强的控制功能会变得逐渐弱化,其中部分交易几乎没有留下什么痕迹。这种问题的存在,无疑给会计信息的有效控制带来了一定的难度。

  第三,电算化会计文档信息系统的交易授权及其执行与手工会计系统存在差异。

  授权、批准控制是一种常见的、基础性的内部控制。手工会计系统对于二项经济业务的每一环节都要经过具有相应权限人员的签章。但在电算化会计文档信息系统中,控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作,从而达到限制接触输出信息的目的;但有关业务人员利用特殊的授权文件或口令,获得某种权利或运行特定程序,由此引起失控而造成损失的案件不胜枚举。如:业务人员被客户收买,非法取得他人口令绕过批准程序开出销售提单;非法核销客户应收款及相关文档;窃取公司顾客订单密码信息,开出假订单,骗走公司产品等。
  第四,网络技术的发展及其在会计活动中的进一步应用,带来了许多新问题。网络技术无疑是目前发展的方向,电算化会计文档信息系统也不可避免受到其影响,特别是Internet在财务软件中的应用,对电算化会计文档信息系统的影响将会是革命性的。目前财务软件的网络应用有:远程报账、远程报表、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等,实现这些功能就必须有相应的控制,从而形成电算化会计文档信息系统内部控制的新问题。

 

 

  

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